Ketika Anda mengirim secara internasional, agen destinasi kurir seringkali akan meminta original bill of lading. Namun, setelah bill of lading telah di-surrender di kantor asal kurir, original bill of lading tidak akan diminta untuk menerima pengiriman di destinasi.
Sebuah bill of lading adalah seperti tiket untuk kargo. Untuk tanda terima pengiriman, original harus dikirim ke agen destinasi kurir, kecuali bill of lading telah di-surrender.
Dalam perdagangan Internasional, kebanyakan pengirim (eksportir) tidak mengirim original bill of lading ke penerima barang. Namun, mereka surrender bill of lading di asal, karena ini membuat prosedur jauh lebih mudah.
Normalnya, sebuah bill of lading dikeluarkan pada hari keberangkatan kapal. Sebagai contoh, jika Anda mengirim dari Jepang ke Hong Kong, pengiriman akan tiba di pelabuhan Hong Kong dalam 6 hari. Jika seorang pengirim menerima bill of lading dari kurir beberapa hari dari tanggal keberangkatan dan lalu mengirimnya ke penerima lewat EMS, FedEx atau sejenisnya, bill of lading akan dikirimkan ke penerima setelah kapal tiba di pelabuhan Hong Kong. Biaya pengiriman lewat EMS atau FedEx tidak murah dan juga ada risiko barang tidak diantar atau tertunda. Dengan begitu, ketika bill of lading di-surrender, prosedur menjadi sangat sederhana. Setelah bill of lading di-surrender, tidak ada original yang diminta. Setelah kurir menerima pembayaran dari pengirim (biasanya melalui pengirim internasional seperti kita, dalam kasus pengirian efek pribadi), mereka menyiapkan untuk surrender bill of lading. Mereka lalu mengirimkan konfirmasi ke agen destinasi bahwa bill of lading telah di-surrender dan pengiriman bisa dilepaskan tanpa original. Biasanya, proses surrender bill of lading memakan waktu beberapa jam hingga beberapa hari.
Ketika bill of lading di-surrender setelah Anda melakukan pembayaran ke kurir, mereka memberi cap “Surrendered” di bill of lading dan mereka mengirimkan salinan b/l surrender. Penting agar Anda mengirimkan salinannya ke penerima.
Waybill (Waybill laut) sama validnya dengan bill of lading surrender dan itu berarti original tidak diminta. Express release/telex release adalah sama.
Kantor pabean di negara Amerika Tengah dan Selatan dan Indonesia tidak menerima bills of lading surrender, waybill atau telex release. Sehingga, jika Anda mengirim dari Jepang ke negara Amerika Tengah dan Selatan atau ke Indonesia, Anda harus memastikan pengirim atau agen pengiriman internasional Anda mengirimkan bill of lading original bukannya surrender bill of lading.
Bill of lading normalnya dikeluarkan dalam original, duplikat, dan triplikat (dengan kata lain, sama seperti ada tiga original). Alasan mengapa ada tiga original bill of lading adalah jika sesuatu terjadi kepada original pertama seperti hilang, original kedua bisa dikirim.
Ringkasan